+62.31.598.1809 [email protected]

Bersyukur Atas Segalanya

Karena saya yakin bahwa membuktikan pelayanan yang bagus bukan berdasarkan award saja.” – JD Darmawan Ardi P

Hari ini, Selasa, tanggal 3 Maret 2020. Sekitar pukul 15.00 WIB. Kami kedatangan tamu yang sangat baik. Tidak tanggung-tanggung, tamu yang datang dari unsur:

  1. Kemnaker
  2. BPJS Ketenagakerjaan, dan
  3. Disnakertrans Provinsi Jatim

Total tamu saya ada 9 orang. Cukup terkejut waktu melihat yang datang sebanyak itu. Sebelumnya memang ada pemberitahuan dari Disnakertrans Prov. Jatim, bahwa di tanggal 3 Maret 2020 akan datang tamu dari Kemnaker. Hanya memang saya dan tim HCG tidak menduga jumlahnya sebanyak itu. Saat diberitahukan mengenai rencana kedatangan tamu, surat tugas sedang disiapkan.

Cuaca sedang agak mendung pada saat para tamu datang. Pas kami sudah duduk di ruang meeting, barulah turun hujan cukup deras.
Ruang meeting kami cukup besar untuk menampung 9 orang tamu, dan 3 orang dari tim HCG, asalkan duduknya mau agak dempet-dempet sedikit. Hitung-hitung, pas hujan, agar lebih hangat juga.

Ruang meeting yang luas (asal mau dempet-dempet)

Aktivitas menyelesaikan maksud dan tujuan kedatangan

Pertemuan dibuka oleh tamu dari Disnakertrans Prov Jatim. Kemudian dilanjutkan oleh tamu dan Kemnaker. Langsung dijelaskan maksud dan tujuan kedatangan mereka dan kemudian terjadilah proses sesuai prosedur. Kami memberikan data yang diperlukan dan tamu dari Kemnaker memberikan arahan yang sangat bermanfaat bagi kami. 

Sempat ada diskusi ringan, dan sangat bermanfaat bagi kami. 

Sambil menunggu beberapa data yang harus kami lengkapi, kami dan para tamu menyelesaikan daftar hadir dan berita acara. Setelah menyelesaikan daftar hadir dan berita acara, ternyata dokumen yang perlu kami berikan masih membutuhkan waktu sedikit lebih untuk disiapkan. Beruntung saya dibantu oleh tim HCG yang sangat sigap melengkapi dokumen yang dibutuhkan. 

Akhirnya selesai juga. Dan pertemuan ditutup dengan saya mengucapkan banyak terima kasih kepada para tamu yang sudah berkenan hadir ke kantor HCG. 

Sebagai penutup, saya serahkan satu set Buku Kumpulan Kulgram Rumah MSDM. Saya juga ceritakan kepada para tamu yang dengan rendah hati mau mendengarkan, bahwa buku ini adalah karya dari Rumah MSDM, kelompok belajar dengan value “Memberi dan Berbagi”. Bahwa buku itu adalah kumpulan arsip sharing dari para praktisi dan akademisi yang dibukukan agar dapat dinikmati berupa buku dan dapat memberikan manfaat bagi rekan yang belajar MSDM. MSDM adalah Manajemen Sumber Daya Manusia. 

Saya sampaikan juga, bahwa saya terlibat dalam Rumah MSDM, sebagai In Service. Dan pada saat peluncuran buku itu, kami mengundang Bapak Hanif Dhakiri yang saat itu sebagai Menteri Ketenagakerjaan RI.

Memberikan kenang-kenangan berupa Buku Kumpulan Kulgram Rumah MSDM

Para tamu senang dengan pemberian saya. Saya juga sampaikan minta maaf tidak bisa memberikan kenang-kenangan berupa akrilik, piagam, atau souvenir lain. Saya hanya punya buku ini dan saya berikan untuk kenang-kenangan. 

Begitulah cerita nya. Tentunya para tamu akhirnya pulang dengan sudah menyelesaikan maksud dan tujuan kedatangan dengan baik. Dan saya tambahkan buku untuk bisa dibawa. Harapan saya bukunya bisa diminati oleh yang lain. Dibaca dan memberikan manfaat. 

Kemudian, tujuan saya berbagi tulisan ini adalah sebagai rasa syukur saya. Saya sangat senang para tamu dari berbagai unsur yang terutama sangat berhubungan dengan jenis usaha saya, yaitu outsourcing, berkenan datang ke kantor saya. Berkenan berbagi informasi dan tips. Berkenan menerima pemberian saya. 

Saya bersyukur karena punya kesempatan ini. Saya bersyukur para tamu saya berkenan menerima pemberian saya. 

Dan saya berharap, kondisi seperti ini bisa terjadi lagi. 

Karena bagi saya kedatangan mereka adalah bentuk apresiasi atas apa yang sudah saya kerjakan selama ini.
Iya, ada beberapa saran perbaikan. Dan ini juga saya syukuri, karena dari mana lagi saya bisa mengetahui perbaikan apa yang harus saya lakukan kalau bukan dari mereka. 

Terima kasih Bapak Ibu tamu yang sudah berkenan hadir. Terima kasih juga untuk tim HCG yang sigap dan siap sedia mendukung kebutuhan maksud dan tujuan para tamu. 

Sampai jumpa pada kesempatan berikutnya, dengan perbaikan dari kami. 

Karena membuktikan bahwa organisasi ini bisa bekerja dengan baik bukan dari akrilik atau piala. 

Langkah Utama Pelaksanaan Pemborongan

Tulisan ini dibuat oleh Nia Sabrina berdasarkan pengalaman sendiri, hasil belajar dan diskusi dengan Disnaker serta bimbingan Bapak Anton Subagiyanto.

Nia Sabrina adalah Manajer Operasional dari HCG Outsourcing.

Tujuan tulisan ini dibuat untuk menjadi dokumentasi penjelasan mengenai pelaksanaan pemborongan pekerjaan. Pemborongan pekerjaan yang dimaksudkan disini adalah yang sesuai dengan Permenakertrans Nomor 19 Tahun 2012 Tentang Syarat-Syarat Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain.

Dasar Hukum yang digunakan selain Permenaker di atas adalah:

Pedoman Pelaksanaan
Untuk melaksanakan pemborongan pekerjaan ada 4 langkah utama yang harus diselesaikan, yaitu:

  1. Membuat alur proses yang menentukan pekerjaan core dan non core.
  2. Mencari Asosiasi sektor yang sesuai dengan bidang usaha perusahaan.
  3. Mencari perusahaan alih daya yang dapat melaksanakan pemborongan pekerjaan.
  4. Perusahaan penerima pemborongan pekerjaan mendaftarkan perjanjian pemborongan pekerjaan kepada Dinas Tenaga Kerja setempat.

1. Membuat alur proses dan menentukan pekerjaan core dan non core.
Untuk melaksanakan ini, menurut pengalaman, cara yang pernah dilakukan adalah mengumpulkan para kepala bagian terutama yang paling penting dalam bisnis proses.

Contoh:

  1. Perusahaan manufaktur, maka mengumpulkan para kepala pabrik dan kepala bagian lainnya. Kenapa kepala pabrik? Karena kepala pabrik yang bisa menentukan alur produksi.
  2. Perusahaan sales dan distribusi, maka mengumpulkan kepala bagian penjualan dan kepala bagian lainnya. Kenapa kepala bagian penjualan? Karena kepala bagian penjualan yang lebih tahu proses sales-distribusi dan menentukan alurnya.

Mereka yang terkumpul (kalau diperlukan) dijadikan sebuah tim yang dibentuk khusus untuk menentukan alur ini. Tugas dari tim ini ada menentukan alur produksi dari bahan mentah sampai menjadi barang jadi yang bisa dijual ataupun alur sales-distribusi. Tentukan input-proses-output nya. Hasilnya disepakati bersama dengan pimpinan perusahaan.
Langkah selanjutnya adalah menentukan mana pekerjaan yang core dan mana yang non core. Dalam menentukan ini, bisa mengacu pada panduan dari SE04/MEN/VIII/2013. Berdasarkan pengalaman yang terjadi, langkah menentukan core dan non core juga bisa didiskusikan bersama di dalam asosiasi jika memungkinkan.

2. Mencari Asosiasi sektor yang sesuai dengan bidang usaha perusahaan.

Dalam langkah mencari asosiasi ini akan ada 3 kemungkinan yaitu:

  1. Asosiasi sektor yang dicari ada.
  2. Asosiasi sektor yang dicari belum terbentuk .
  3. Bisnis sektor bersifat tunggal.

2.1. Asosiasi sektor yang dicari ada.
Maka yang selanjutnya kita lakukan adalah mendaftar menjadi anggota asosiasi. Kemudian seperti dijelaskan di langkah-1 tadi bahwa (tergantung asosiasi dan kesepakatan) penentuan core dan non core dapat didiskusikan bersama dalam rapat asosiasi.
Setelah core dan non core ditentukan, Perusahaan mengajukan alur kegiatan pelaksanaan pekerjaan yang sudah ditentukan core dan non core nya untuk disahkan oleh asosiasi. Hasil yang diperlukan dari proses pengajuan ini adalah Surat Keputusan Asosiasi tentang Pengesahan Alur Kegiatan Pelaksanaan Pekerjaan.
Setelah surat keputusan ini ada, kita harus mencatatkan di Disnaker setempat. Dari proses pelaporan ke Disnaker hasilnya adalah Bukti Pelaporan Jenis Pekerjaan Penunjang.

Jika dituliskan point per point adalah sebagai berikut:

  1. Mendaftar menjadi anggota asosiasi.
  2. Mengajukan permohonan pengesahan kepada asosiasi sektor untuk alur kegiatan pelaksanaan pekerjaan. Outputnya adalah, SK Asosiasi tentang pengesahan alur kegiatan pelaksanaan pekerjaan.
  3. Mencatatkan SK Asosiasi ke Disnasker setempat. Outputnya, Bukti pelaporan jenis pekerjaan penunjang.

2.2. Asosiasi sektor yang dicari belum terbentuk.
Bila asosiasi belum terbentuk, perusahaan bisa membentuk asosiasi sektor. 3 (tiga) perusahaan yang memiliki bidang usaha yang sama bisa membentuk asosiasi. Yang harus diperhatikan dalam membentuk asosiasi adalah:

  1. Membuat akta pendirian asosiasi di depan Notaris. Menurut hukum online akta pendirian memuat sekurang-kurangnya:
    • Identitas para pendiri (minimal 3 orang atau lebih)
    • Anggaran Dasar asosiasi
    • Syarat-syarat keanggotaan
    • Maksud dan tujuan
    • Jangka waktu berdirinya asosiasi
    • Jumlah modal
    • Susunan organisasi
  2. Kemudian, notaris mengajukan penerbitan surat pengesahan badan hukum dari Kementrian Hukum dan HAM. Setelah surat pengesahaan diterbitkan, asosiasi sudah dapat beroperasi dan langkah yang selanjutnya bisa mengacu ke point 2.1.
  3. Mengajukan pembuatan surat keterangan domisili di Kelurahan setempat.
  4. Mengajukan pembuatan Nomor Pokok Wajib Pajak di kantor pajak setempat.

Langkah 3 dan 4 masih bisa dilengkapi lagi dengan acuan sebagai badan hukum. Misalnya pelaporan pajak dan sebagainya saat asosiasi sudah beroperasi.

2.3. Bisinis Sektor bersifat tunggal
Sesuai dengan yang tertulis dalam SE04/MEN/VIII/2013 untuk bisnis sektor yang bersifat tunggal maka perusahaan bisa membuat alur kegiatan proses pelaksanaan pekerjaan yang selanjutnya disampaikan kepada Kementerian dan/atau Lembaga Pembina Sektor untuk ditetapkan sebagai alur kegiatan proses pelaksanaan pekerjaan.

3. Mencari perusahaan alih daya yang dapat melaksanakan pemborongan pekerjaan.
Yang perlu diperhatikan untuk mencari perusahaan yang dapat melaksanakan pemborongan pekerjaan:

  1. Berbentuk badan hukum
  2. Memiliki izin perusahaan penerima pemborongan pekerjaan yang dikeluarkan oleh Dinas Tenaga Kerja
  3. Memiliki bukti wajib lapor ketenagakerjaan
  4. Memiliki izin usaha
  5. Memiliki tanda daftar perusahaan

Lebih jelas mengenai pelaksanaan outsourcing yang termasuk di dalamnya adalah perusahaan penyedia jasa pekerja dan perusahaan pemborongan pekerjaan, silakan baca di blogHCG dengan judul Pelaksanaan Outsourcing.

4. Perusahaan penerima pemborongan pekerjaan mendaftarkan perjanjian pemborongan pekerjaan kepada Dinas Tenaga Kerja setempat.
Pada langkah ini tidak ada yang perlu dijelaskan. Pekerjaan yang diterima dan dikerjakan harus dilaporkan kepada Disnaker setempat. Output dari langkah ini adalah Bukti Pendaftaran Perjanjian Pemborongan Pekerjaan.

Semua form yang diperlukan untuk pelaporan ke Disnaker setempat sudah disiapkan template nya dalam SE04/MEN/VIII/2013.

Jika anda memerlukan bantuan atau ada pertanyaan mengenai langkah-langkah pelaksanaan pemborongan pekerjaan silakan kirimkan email ke Ibu Nia Sabrina (Manager Operasional HCG outsourcing) di [email protected].


HCG outsourcing

Menjadi perusahaan outsourcing yang terpercaya & profesional, patuh dengan hukum & peraturan pemerintah.

  • Memberikan solusi ketenagakerjaan yang konstruktif dengan tetap mengikuti peraturan ketenagakerjaan,
  • Menerapkan proses manajemen tenaga outsource dengan cara yang efektif,
  • Memiliki solusi yang terintegrasi dengan unit bisnis lainnya di bawah HCG (konsultansi, kreatif, training).

Pelaksanaan Outsourcing

outsourcing, noun, ˈaʊtˌsɔːsɪŋ , -ˌɔːr- (American English)
when a company uses workers from outside the company to do a job

business process outsourcing, noun,
the practice of asking people from outside a company to be take charge of running a part of its activities

Dalam Bahasa Indonesia, penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain. Ini kami ambil berdasarkan kalimat yang ada di Permenaker 19 tahun 2012.
Lengkapnya, Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2012 Tentang Syarat-Syarat Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain.

Perusahaan outsource atau perusahaan outsourcing? Mengacu kepada kalimat Outsourcing Company, maka dalam tulisan kali ini akan digunakan istilah Perusahaan Outsourcing.

Peraturan pelaksanaan sudah jelas diatur di Permenaker tersebut di atas. Untuk mendukung peraturan dan syarat pelaksanaan di atas kami akan membagikan beberapa tips. Tips ini berguna terutama bagi Pihak Pemberi Kerja dan juga Pihak Perusahaan Outsourcing.

Tips ini berupa saran untuk melakukan evaluasi antara Pihak Pemberi Kerja dan Pihak Outsourcing.
Beberapa faktor umum yang perlu dievaluasi:

  1. Legalitas perusahaan outsourcing;
  2. Kebijakan perusahaan outsourcing;
  3. Perencanaan (man power) perusahaan outsourcing;
  4. Rekrutmen dan training perusahaan outsourcing;
  5. Hubungan Industrial perusahaan outsourcing;
  6. Kepuasan pengguna (user);
  7. Kepuasan karyawan outsource.

Dan mungkin masih bisa anda kembangkan sendiri faktor umum evaluasi yang sesuai kebutuhan perusahaan pemberi kerja. Lalu kenapa yang dievaluasi hanya perusahaan outsourcing nya saja?
Pertanyaan menarik. Menurut pemahaman kami Pihak Pemberi Kerja yang melakukan evaluasi terhadap Pihak outsourcing dengan faktor umum seperti tersebut di atas sudah pasti ingin melaksanakan outsourcing yang berkualitas dan taat hukum. Ini berarti faktor-faktor di atas di Pihak Pemberi Kerja pasti nilainya mendekati 100%.

Tujuan melakukan evaluasi :

  1. Mendapatkan kepastian mengenai kepatuhan perusahaan outsourcing terhadap semua aturan pemerintah;
  2. Mencegah terjadinya masalah-masalah yang terkait dengan kewajiban perusahaan outsourcing terhadap karyawannya ataupun terhadap perusahaan pemberi kerja yang dapat merusak nama baik perusahaan pemberi kerja;
  3. Menjadi dasar pengambilan keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan apabila ingin memutus ataupun memperpanjang perjanjian dengan perusahaan outsourcing.

Mari kita lanjutkan dengan faktor evaluasi turunan dari faktor umum tersebut. Faktor turunan ini menurut kami. Jadi sekali lagi anda dapat melakukan penambahan dan/atau pengurangan terhadap faktor turunan ini. Berikut versi kami:

  1. Legalitas perusahaan outsourcing
    • Badan hukum perusahaan (PT)
    • TDP
    • NPWP dan PKP
    • SIUP
    • Surat Ijin Tempat Usaha
    • Apakah perusahaan memiliki lahan sendiri (Sertifikat, IMB)
    • Ijin Operasional outsourcing (Perusahaan Penyedia Jasa Pekerja); dan/atau
    • Ijin Pemborongan Pekerjaan (Perusahaan Pemborongan Pekerjaan)
    • Pelaksanaan Wajib Lapor kepada Instansi Dinas Tenaga Kerja Terkait
    • Terdaftar BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan
  2. Kebijakan perusahaan outsourcing
    • Apakah perusahaan memiliki sasaran kebijakan tertulis yang menjamin pelayanan kepada customer?
    • Adakah activity plan perusahaan? Dan bagaimana metode mencapai target activity plan?
    • Struktur Organisasi dan deskripsi yang jelas.
    • Peraturan Perusahaan atau Kebijakan Perusahaan dalam bentuk lain.
    • Apakah ada tinjauan manajemen dan apakah terlaksana?
    • Kepatuhan terhadap peraturan perpajakan (PPN)
    • Kepatuhan terhadap peraturan BPJS (waktu pembayaran, dll)
  3. Perencanaan (man power) perusahaan outsourcing
    • Apakah persyaratan kualitas SDM sudah tertulis?
    • Apakah ada program pengembangan kualitas SDM?
    • Adakah evaluasi berkala terhadap pengembangan SDM?
  4. Rekrutmen dan training perusahaan outsourcing
    • Apakah ada prosedur rekrutmen karyawan outsourcing?
    • Program training untuk meningkatkan keterampilan dan etos kerja karyawan secara berkala?
  5. Hubungan Industrial perusahaan outsourcing
    • Hubungan perusahaan dan karyawan dituangkan tertulis
    • Prosedur penanganan kecelakaan kerja
    • Sistem pengaturan kehadiran karyawan outsourcing
    • Sistem yang mengatur pelayanan kesehatan karyawan
    • Sistem antar jemput karyawan (jika diperlukan) agar karyawan datang tepat waktu
    • Pengaturan pengelolaan THR dan pembagiannya
    • Prosedur seragam karyawan
    • Upaya untuk menekan tingkat absensi
    • Program motivasi karyawan
    • Pph 21 (bukti setor, bukti potong)
    • Laporan JHT karyawan
  6. Kepuasan pengguna (user)
    • Komunikasi dan koordinasi dengan pihak (supervisor area dan manager) outsourcing
    • Kerapian administrasi
    • Kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku (peraturan pemberi kerja dan peraturan pemerintah)
    • Kecepatan pemenuhan tenaga kerja yang dibutuhkan
    • Kecepatan respon dan kemampuan memberikan solusi jika ada issue di area
    • Tingkat kompetensi tenaga kerja outsourcing
  7. Kepuasan karyawan outsource
    • Komunikasi dan koordinasi dengan pihak (supervisor area dan manager) outsourcing
    • Keterbukaan informasi (Pajak, BPJS, perhitungan upah, dll)
    • Kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku (peraturan pemberi kerja dan peraturan pemerintah)
    • Fasilitas yang diberikan (APD dan yang disyaratkan)
    • Kecepatan respon dan kemampuan memberikan solusi jika ada issue di area
    • Ketepatan waktu pembayaran gaji

Dan masih banyak lagi. Silakan ditambahkan dan/atau dikurangkan sesuai kebutuhan anda. Evaluasi ini dapat dibuat sebagai kuisioner, terutama faktor 6 dan 7. Teknis pelaksanaan bisa dikoordinasikan bersama.

Demikian tips dari kami HCG outsourcing.

Untuk memastikan pelaksanaan outsourcing di perusahaan anda sesuai dengan peraturan yang berlaku dan efektif, anda dapat menghubungi Ibu Nia Sabrina (Manager Operasional HCG outsourcing) melalu email [email protected].


HCG outsourcing

Menjadi perusahaan outsourcing yang terpercaya & profesional, patuh dengan hukum & peraturan pemerintah

  • Memberikan solusi ketenagakerjaan yang konstruktif dengan tetap mengikuti peraturan ketenagakerjaan,
  • Menerapkan proses manajemen tenaga outsource dengan cara yang efektif,
  • Memiliki solusi yang terintegrasi dengan unit bisnis lainnya di bawah HCG (konsultansi, kreatif, training).

Untuk menerima update dari kami, anda juga bisa mengikuti channel kami di telegram menggunakan link ini. Pastikan anda memiliki aplikasi Telegram.